Zásady ochrany osobných údajov

Informácia o podmienkach spracúvania osobných údajov v úrade pre dohľad nad výkonom auditu

Ochrana osobných údajov je pre úrad pre dohľad nad výkonom auditu mimoriadne dôležitá a považuje za potrebné informovať verejnosť o tom, ako spracúva získané osobné údaje, prečo ich zhromažďuje a čo to pre dotknuté osoby znamená. Z tohto dôvodu zverejňuje dokument v súlade s povinnosťami podľa všeobecného nariadenia o ochrane údajov a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Tento dokument obsahuje informácie, týkajúce sa účelu spracúvania, podmienok získavania, samotného spracúvania, poskytovania osobných údajov, príjemcov, prenosu osobných údajov, ako aj o právach dotknutých osôb.

Táto informácia o podmienkach spracúvania

• poskytuje prehľad o tom, ako úrad získava a spracúva osobné údaje a informuje o právach dotknutých osôb podľa všeobecného nariadenia o ochrane údajov,
• obsahuje informácie o tom, kedy úrad zdieľa osobné údaje s inými subjektmi (príjemcami), napríklad s poskytovateľmi služieb, dodávateľmi alebo sprostredkovateľmi.

Čo sú to osobné údaje?

Osobnými údajmi sa rozumejú všetky informácie, ktoré sa týkajú dotknutých osôb, ktoré ich identifikujú alebo môžu identifikovať ako konkrétnu osobu. Takými údajmi môže byť meno, priezvisko, adresa alebo rodné číslo, prípadne kamerový záznam.

1. Prevádzkovateľ

Úrad pre dohľad nad výkonom auditu spracúva osobné údaje vo svojich informačných systémoch ako prevádzkovateľ podľa ustanovenia čl. 4 bod 7 všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Pri spracúvaní osobných údajov dodržiava zásadu zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti, zásadu obmedzenia účelu, zásadu minimalizácie údajov a minimalizácie uchovávania údajov, ako aj zásadu správnosti.

2. Zodpovedná osoba

S cieľom posilniť záruky a garancie práv a slobôd dotknutých osôb pri spracúvaní osobných údajov úrad vymenoval zodpovednú osobu, ktorá dohliada na zákonnosť a bezpečnosť spracúvania osobných údajov. Zodpovedná osoba zodpovie otázky k informáciám obsiahnutým v tomto dokumente a je tiež kontaktným bodom pre akékoľvek otázky alebo žiadosti týkajúce sa ochrany osobných údajov v úrade.
Zodpovednú osobu je možné kontaktovať na adrese:
E-mail: udva@udva.sk
Písomne: Úrad pre dohľad nad výkonom auditu, Slovanská 1, 813 25 Bratislava.

3. Na aký účel sa spracúvajú osobné údaje?

Úrad pre dohľad nad výkonom auditu spracúva osobné údaje, s cieľom plniť povinnosti a úlohy, ktoré jej vyplývajú z osobitných právnych predpisov, z verejných záujmov, ktoré úrad sleduje alebo z jej oprávnených záujmov alebo pri výkone jej zverenej verejnej moci len v takom rozsahu, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré boli získané.

1. Účelom spracúvania osobných údajov je najmä
   • a) plnenie úloh podľa osobitného právneho predpisu, napríklad identifikácia a overenie identifikácie predkladateľa pri plnení
   • f) výberové konania na voľné pracovné miesto, absolvovanie stredoškolskej praxe,
   • g) zabezpečenie verejného obstarávania,
   • h) príprava, uzatváranie a vykonávanie zmlúv, uplatňovanie práv a plnenie povinností úradu z uzatvorených zmlúv,
   • i) vedenie účtovníctva,
   • j) vybavovanie sťažností a žiadostí,
   • k) ochrana verejného poriadku a bezpečnosti, odhaľovanie trestných činov, ochrana majetku a zdravia,
   • l) archivácia dokumentácie, spisov a záznamov, ktoré pochádzajú z činnosti úradu.
2. Ďalšie účely spracúvania osobných údajov môžu byť uvedené v jednotlivých zmluvách uzavretých medzi úradom a dotknutou osobou, napríklad v zmluvách s autormi, v licenčných zmluvách, v kúpnych zmluvách.
3. Úrad môže spracúvať osobné údaje aj na základe súhlasu; v tomto prípade je účel spracúvania osobných údajov uvedený priamo v tomto súhlase.

4. Oprávnené záujmy úradu pre dohľad nad výkonom auditu, plnenie úloh v verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci

Okrem už uvedeného úrad môže spracúvať osobné údaje, ak má na ich spracúvaní oprávnený záujem, alebo ide o splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej úrad, čo môže nastať ak pôjde o:

• získanie kontaktných údajov dotknutej osoby, ako sú meno, priezvisko, adresa, e-mail pre potreby poštového alebo telefonického styku,
• výkon dohľadu,
• poskytnutie prístupu do informačných systémov úradu,
• zisťovanie, overovanie a kontrola identifikácie dotknutých osôb,
• identifikáciu návštevníkov úradu pre dohľad nad výkon auditu, ochrana majetku úradu.

Osobné údaje môžu byť poskytnuté úradu na dokumentoch, formulároch, listoch a oznámeniach, prípadne počas telefonického hovoru alebo v elektronickej komunikácii medzi úradom a dotknutou osobou. Oprávnený záujem úradu nesmie prevažovať nad záujmami dotknutej osoby, jej základnými právami a slobodami. Pri plnení úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci úrad spracúva osobné údaje výlučne na zákonom stanovený účel, rešpektujúc zásadu minimalizácie údajov a zásadu minimalizácie uchovávania údajov.

5. S kým zdieľa úrad osobné údaje?

1. Pri spracúvaní osobných údajov úrad využíva aj služby zmluvne zaviazaných externých obchodných partnerov a dodávateľov rôznych služieb – sprostredkovateľov. Ak využíva na získavanie alebo iné spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľa, robí tak len na základe písomnej zmluvy podľa čl. 28 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
2. Odosielanie zásielok sa v úrade vykonáva prostredníctvom Slovenskej pošty alebo kuriérskej služby.

6. Prenos osobných údajov do tretích krajín

Úrad pre dohľad nad výkonom auditu uskutočňuje prenos osobných údajov do tretích krajín (krajín mimo EÚ a EHS) len v prípade, ak ide o plnenie zmluvného vzťahu s klientom, prenos nevyhnutný z dôležitých dôvodov verejného záujmu alebo o poskytnutie osobných údajov orgánom dohľadu, ktoré sú rovnako ako úrad signatármi Administratívneho dojednania o prenose osobných údajov medzi príslušným orgánom dohľadu EHS a orgánom dohľadu mimo EHS (ďalej len „Administratívne dojednanie“). Administratívne dojednanie poskytuje potrebné záruky ochrany osobných údajov a zefektívňuje ich výmenu, spracovanie a prenos pri medzinárodnej spolupráci medzi jeho signatármi.

7. Ako dlho sa spracúvajú osobné údaje?

1. Úrad pre dohľad nad výkonom auditu rešpektuje zásadu minimalizácie doby uchovávania osobných údajov. Zároveň sa na činnosť vzťahujú osobitné predpisy, ktoré stanovujú dobu úschovy niektorých dokumentov (napríklad v prípade účtovných dokladov je to 10 rokov).
2. Úrad pre dohľad nad výkonom auditu je podľa osobitného zákona pôvodcom registratúry, ktorého povinnosťou je vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu. Doby úschovy niektorých dokumentov v Úrad pre dohľad nad výkonom auditu sa preto riadia schváleným registratúrnym plánom.
3. Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie v Úrade pre dohľad nad výkonom auditu sa po skončení výberového konania likvidujú, okrem tých prípadov, keď uchádzači o zamestnanie udelili úradu pre dohľad nad výkonom auditu súhlas s ich úschovou na dobu 6 mesiacov.

8. Aké sú práva dotknutej osoby ?

Dotknutá osoba má

• právo získať od úradu informáciu o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje a má právo na prístup k osobným údajom, ktoré sa jej týkajú,
• právo žiadať, aby úradu bez zbytočného odkladu opravila osobné údaje alebo ich vymazala
• právo žiadať, aby úrad obmedzil spracúvanie jej osobných údajov,
• právo namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov z dôvodov jej konkrétnej situácie,
• právo na prenosnosť údajov, ak úrad spracúva jej údaje na základe zmluvy alebo súhlasu.

9. Právo odvolať súhlas

Ak úrad spracúva osobné údaje na základe súhlasu, má dotknutá osoba právo tento súhlas kedykoľvek odvolať.

10. Právo podať sťažnosť dozornému orgánu

Ak si dotknutá osoba uplatnila niektoré, alebo všetky svoje práva na ochranu údajov a stále má pocit, že jej obavy zo spracúvania osobných údajov neboli dostatočne riešené, má právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

11. Informácia o povinnosti dotknutej osoby poskytnúť osobné údaje

Ak je právnym základom na spracúvanie osobných údajov súhlas, dotknutá osoba nie je nikdy povinná svoje osobné údaje poskytnúť. Neposkytnutie osobných údajov by nemalo mať žiadne negatívne alebo podstatné následky pre dotknutú osobu. Ak je právnym základom pre spracúvanie osobných údajov plnenie zákonnej povinnosti alebo plnenie úloh vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, zverenej úradu, je naopak povinnosťou dotknutej osoby tieto osobné údaje poskytnúť. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že úrad si nebude môcť splniť svoju zákonnú povinnosť alebo úlohu, vykonávanú vo verejnom záujme alebo nebude môcť byť vydané rozhodnutie. Ak sú osobné údaje nevyhnutné na plnenie zmluvy a dotknutá osoba je zmluvnou stranou, úrad môže osobné údaje spracúvať aj bez jej súhlasu, odmietnutie poskytnúť osobné údaje môže mať za následok, že úrad odmietne zmluvu uzavrieť. Rovnako úrad môže odmietnuť prešetriť podanie na základe osobitných zákonov, ak si osoba nesplní zákonnú povinnosť a svoje osobné údaje na tento účel neposkytne.